راهنمای کامل سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

با پیشرفت فناوری و حرکت سازمان امور مالیاتی کشور به سمت دیجیتال‌سازی فرآیندها، سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی راه‌اندازی شده است. این سامانه با هدف تسهیل در ثبت، نگهداری و ارسال دفاتر مالی، به شرکت‌ها و تجار کمک می‌کند تا مطابق با قوانین، دفاتر خود را به‌صورت دیجیتال مدیریت و پلمپ کنند.

در این مقاله، مراحل کار با سامانه دفاتر الکترونیکی، نکات مهم و الزامات قانونی آن را بررسی می‌کنیم.

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست؟

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بستری آنلاین است که به اشخاص حقیقی و حقوقی امکان می‌دهد دفاتر روزنامه و کل خود را طبق استانداردهای تعیین‌شده ثبت، تکمیل و به سازمان امور مالیاتی ارسال کنند.
این سامانه، با کاهش خطاهای انسانی، تسریع فرآیند پردازش و افزایش شفافیت مالی، نقش مهمی در بهبود نظام مالی کشور ایفا می‌کند.

مراحل کلی کار با سامانه

1. ورود به سامانه:
   از طریق درگاه ملی خدمات مالیاتی به آدرس my.tax.gov.ir وارد شوید و به بخش «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» دسترسی پیدا کنید.

2. دریافت قالب اکسل:
   برای ثبت اطلاعات باید قالب استاندارد اکسل را از سامانه دانلود کنید. این قالب شامل ستون‌های کد حساب کل، حساب معین، حساب تفصیلی، بدهکار، بستانکار و تاریخ گردش حساب است.

3. تکمیل اطلاعات در قالب اکسل:
   اطلاعات باید با دقت، طبق دستورالعمل و در فرمت‌های تعیین شده (تاریخ، اعداد، ترتیب ستون‌ها) وارد شود. اگر حجم داده‌ها بیش از ۱۰۰۰ سطر باشد، باید فایل با فرمت CSV ذخیره شود.

4. بارگذاری فایل:
   پس از آماده‌سازی فایل، در سامانه بارگذاری می‌شود. لازم است نوع فایل، تاریخ پایان سال مالی و کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده ثبت شود.

5. پیش‌نمایش و تایید اطلاعات:
   پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل نمایش داده می‌شود. در صورت وجود خطا، کاربر می‌تواند اصلاحات لازم را انجام دهد.

6. مدیریت فایل‌های بارگذاری شده:
   در بخش تاریخچه بارگذاری، وضعیت فایل‌ها (موفق، ناموفق، در حال پردازش) قابل مشاهده است و امکان دانلود یا مشاهده خطاها وجود دارد.

الزامات مهم برای ارسال دفاتر الکترونیکی

• از تاریخ ۲۳ تیر ۱۴۰۳ به بعد، کلیه دفاتر تجاری باید به صورت الکترونیکی پلمپ شوند.

• تاریخ ثبت معاملات باید در قالب YYYY/MM/DD وارد شود.

• فایل‌های CSV نباید بیش از ۱۰۰۰ سطر داشته باشند.

• رعایت دقیق قالب اجباری است؛ هرگونه مغایرت می‌تواند باعث رد فایل شود.

چطور آریاگستر می‌تواند به شما کمک کند؟

نرم‌افزارهای مالی آریاگستر به طور کامل آماده اتصال به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی هستند.
با امکاناتی همچون:

• خروجی مستقیم اکسل یا CSV در قالب استاندارد سازمان مالیاتی

• ثبت دقیق دفاتر روزنامه و کل

• پیگیری خطاهای احتمالی در ثبت اطلاعات

شما می‌توانید با اطمینان کامل، دفاتر قانونی خود را ثبت و ارسال کنید.

 برای مشاوره رایگان و دریافت دموی نرم‌افزار با ما تماس بگیرید.